Независимо от того, хотим мы добиться успеха в продажах, на производстве или в спорте, прежде всего, стоит обратить внимание на личностную эффективность. Другими словами, на то, насколько эффективно мы умеем достигать поставленных целей и использовать ресурсы, которые находятся в нашем распоряжении. И какими способами можно повысить собственную эффективность.

1. Не раскачиваемся и не отвлекаемся
Самый важный ресурс, которым обладает человек, – время. Однако если посчитать, сколько времени мы тратим на псевдоважные манипуляции, то поймем, почему порой не справляемся даже с дневной программой минимум. Прежде, чем влиться в рабочий процесс, мы завариваем кофе, беседуем с коллегами, читаем новости, листаем ленту в фейсбуке, твиттере, инстаграмме, постим что-то свое, следим за тем, насколько популярен и актуален наш пост. Иногда раскачиваемся до обеда, а потом… уходим на обед, по возвращении с которого вновь загружаем фейсбук, клятвенно обещая, что на минуточку. Так и отвлекаемся в течение дня, отвечая на сообщения в соцсетях, несрочные мейлы и разговоры в viber, whatsapp, skype; затягиваем телефонные разговоры с родственниками и друзьями. А между тем чаще всего эффективность снижается как раз после обеда.

Чтобы повысить личностную эффективность и продуктивность, необходимо соблюдать два простых правила. Первое – выработать привычку приступать к работе, не давая себе времени на раскачку. Легко сказать – трудно сделать? Установите себе определенный алгоритм начала рабочего дня и старайтесь придерживаться его. Например, вы приступите к работе сразу после традиционного утреннего звонка маме и фразы: «Я люблю тебя! Береги себя». Или после того, как польете по приходу на работу свою любимую бегонию. Или прикрепите к монитору стикер с тремя самыми важными делами на сегодня. Привыкнув, что рабочий процесс всегда начинается именно после этого действия, вам будет с каждым днем легче настраиваться на рабочий ритм.

Второе правило – не реагировать на внешние раздражители и вопросы, не требующие вашего срочного участия. Вы пишете отчет о проделанной работе, а коллега попросила помочь ей составить пресс-релиз. Отвлекшись на пресс-релиз, вы собьетесь и с рабочего процесса, и с правильной расстановки приоритетов. Вы готовитесь к встрече с клиентом, но позвонила сестра и начала рассказывать о том, что повздорила с мужем. Вы углубились в этот вопрос, хотя он не из тех, что не терпит отлагательств, при этом потеряли рабочий настрой. И таких примеров можно привести сколько угодно. Они лишь очередное доказательство, что пора учиться концентрироваться на приоритетах и правильно организовывать рабочий процесс. Начните пользоваться сообщениями-шаблонами в своем мобильном и не бойтесь отправлять друзьям и родственникам: «Занята, перезвоню. Если срочно, напиши SMS» – вместо того, чтобы отвлекаться на звонок во время интенсивной работы. Сортируйте свою почту по папкам: «Срочное», «Второстепенное» и «Остальное». Несрочными мейлами, письмами и вопросами занимайтесь в отведенное для них время, скажем, в последний час рабочего дня. Организуя себя, процессы и пространство вокруг себя, мы не только повышаем свою производительность, но и освобождаем время (которого, как раньше казалось, у нас просто нет) для личных интересов, для семьи или для еще более амбициозных карьерных целей.

2. Намечаем три главные цели
Начните понедельник с вопроса: «Какие три дела я хотела бы видеть выполненными, будь сегодня пятница?» Запишите ответы и прикрепите их так, чтобы они были у вас перед глазами. Например: «Разработан план работы на следующий квартал», «Я два раза была на тренировке kangoo jumps» и «Мы сходили с ребенком в театр». В идеале каждое утро нужно ставить подобные задачи и на текущий день. Вообще, такой метод планирования подходит как для краткосрочных целей, так и для долгосрочных. И, в первую очередь, он удобен тем, что вы концентрируетесь на конечной цели и не ограничиваете себя в средствах и путях ее достижения.

Очень важно не просто ставить перед собой задачи, а в день Х (допустим, в пятницу) сверять перечень выполненных дел с намеченным списком, а также анализировать, в каких областях успех дается тяжелее, и разбираться, почему так происходит.

3. Визуализируем желания
Большинство из тех, кто привык систематизировать свои задачи и цели, просто составляют списки. Большей эффективности можно добиться, если визуализировать их. Умеете рисовать – отлично: набросайте в ежедневнике, каким вы видите конечный результат. Не умеете – нарисуйте в своем воображении. Каждое утро представляйте, каким ярким, насыщенным и плодотворным будет день. Не забывайте и о долгосрочных целях. Вот вы стоите в группе коллег из Франции и непринужденно общаетесь с ним на французском языке. Или: вот вы, представив успешный проект, сидите на общем заседании и рассказываете о том, как воплотить в реальность интересную идею, а затем вас вызывают в кабинет к руководителю и предлагают возглавить департамент, в котором до сих пор трудились рядовым сотрудником.

Наш мозг так устроен, что сам пытается воплотить желаемое в действительное. Другими словами, если часто и в деталях представлять себе финальный результат, подсознательно начинаешь искать возможные способы его достижения.

4. Едем личным поездом
Необыкновенно простая, если к ней привыкнуть, и эффективная система повышения личной эффективности. Представим себе, что у нас есть личный поезд, который везет нас в светлое будущее. Он состоит из такого количества вагонов, которое мы в состоянии везти. Вагоны – это занятия, которые мы выполняем ежедневно. Они могут быть исключительно рабочей направленности, а могут быть совокупностью «карьера + семья + личное время». Не стоит замедлять ход поезда большим составом – 5–7 вагонов вполне достаточно. Например:
1) планирование – те самые задачи и цели, которые вы ставите перед собой на день, с визуализацией деталей;
2) рабочий процесс – другими словами, последовательное выполнение запланированного;
3) саморазвитие – каждый день стараемся узнать что-то новое, научиться тому, что раньше не умели;
4) физическая активность – утренняя пробежка, тренировка в спортзале, подвижные игры со своими детьми, катание на велосипедах всей семьей;
5) расслабление – умение отдыхать не менее важно, чем умение интенсивно работать, поэтому всегда выделяйте время для расслабления (медитация, теплая ванна, вкусный кофе наедине с книгой, массаж);
6) семья – пусть это будет семейный ужин, за которым вы будете обсуждать, как прошел день и какие у кого новости; игры с детьми, совместный поход в кино или в гости к бабушке (время, проведенное с семьей, заряжает энергией, придает сил и уверенность в том, что «в тылу» всё в порядке);
7) мечты – хорошее занятие перед сном, когда можно во всей красе представить себе, как воплощается в реальность задуманное нами.

5. Едим «лягушек»
Мы всегда готовы делать то, что доставляет нам удовольствие. Но, к сожалению, вынуждены делать нелюбимые рутинные дела. Обычно мы откладываем их максимально на потом, до тех пор, пока начальник не сделает последнее предупреждение.

В тайм-менеджменте такие нелюбимые дела называют «лягушками». Вести борьбу с «лягушками» можно лишь одним способом – «съедать» по одной в день, и непременно в начале рабочего дня. Такой порядок действий влияет на эффективность: сделал неприятную работу утром – сбросил гору с плеч. Дальше уже легче. Однако нужно помнить, что на любую, особенно нелюбимую, работу тратится столько времени, сколько мы на нее отводим. Запланировали подготовить документы за три часа – за это время и подготовим, запланировали за два дня – два дня и провозимся. Только если мы сами себя будем ограничивать во времени, наша эффективность увеличится. Именно поэтому так необходимо для любого дела устанавливать дедлайн.

От первого лица
Советы успешных

Джон Чамберс
Председатель совета директоров Cisco Systems
Вы знаете о методике концентрации и управления временем Pomodoro? Один из моих директоров рассказал, что ее придумал какой-то итальянский студент, а теперь ее используют многие ребята в нашей компании, потому что она позволяет сосредоточиться на конкретной задаче и решить ее за более короткое время, не перегружая себя. Ее суть: 25 минут работаем – 5 минут отдыхаем, после каждого четвертого рабочего промежутка – 15 минут отдыха.

Олег Брагинский
Независимый директор ряда крупных предприятий России
Я быстро читаю и набираю на клавиатуре вслепую. Выучился в Stamina за две недели – всем рекомендую. Освойте QWERTY, чтобы работать на стандартных клавиатурах со скоростью от 450 символов в минуту, и раскладку Дворака для работы до 550 ударов в минуту. Отвечайте на письма быстро. Часть переносите в папки «Сохранить», «Сделать позже», «Помощь друга». Настройте правила автоматической сортировки по множеству почтовых папок.

Шерил Сэндберг
Операционный директор Facebook
Можно быть успешным родителем, поддерживать прекрасные отношения со своими детьми и при этом полноценно работать. И вы можете быть эффективным работником, иметь прекрасные отношения с коллегами, не находясь на работе 12 часов в сутки. Мой путь: приходить раньше всех, интенсивно работать до ланча (в это время никто не имеет права меня отвлечь, кроме форс-мажорных обстоятельств), успеть сделать запланированное до 5.30 вечера и уехать к семье. Второстепенную работу я выполняю удаленно – дома или в автомобиле. Но ни разу не было, например, такого, чтобы я не ответила на рабочее письмо в течение 24 часов или была недоступна для телефонного разговора по рабочим вопросам. Я побуждаю коллег в Facebook строить рабочий график вокруг своих потребностей, ведь я смогла подстроить свои рабочие часы к нуждам моей семьи.